Abschlags- und Schlussrechnungen professionell managen
Optimierung von Abschlags- und Schlussrechnungen mit ERP-Lösungen
In der Welt des Bauwesens und der Projektabwicklung sind Abschlags- und Schlussrechnungen für die Steuerung des Finanzflusses und der Projektdurchführung von entscheidender Bedeutung. Die Verwaltung dieser Rechnungen kann jedoch eine zeitaufwändige und riskante Aufgabe sein. In diesem Artikel untersuchen wir, wie ERP-Lösungen dazu beitragen können, diesen Prozess zu optimieren und sowohl Debitoren- als auch Kreditorenrisiken zu minimieren. Von fehlerhaften Bewertungen bis hin zu verspäteten Zahlungen beleuchten wir die Herausforderungen und Lösungen, die digitale Tools bieten, um die Transparenz im Finanzwesen zu erhöhen und Projekte auf Kurs zu halten.
Wie können ERP-Lösungen die Verwaltung von Abschlags- und Schlussrechnungen optimieren und Risiken minimieren?
Die Erstellung, Verwaltung und Bewertung von Abschlags- und Schlussrechnungen kann sehr zeitaufwändig sein und birgt Risiken, sowohl debitorisch als auch kreditorisch. Häufig werden bspw. Abschlagsrechnungen aufgrund mangelnder Qualität falsch bewertet oder wegen fehlender Vertragskonformität abgelehnt. Sie können auch verloren gehen oder in E-Mails versteckt sein, wodurch Zahlungsfristen versäumt werden.
Debitorisch führt dies zu einem verspätetem Zahlungseingang und setzt den Cashflow direkt unter Druck. Kreditorisch können die verspäteten Zahlungsfristen zu Verzögerungen auf der Baustelle und Problemen in der Lieferkette führen. Natürlich können auch mögliche Skonti verloren gehen. Qualitäts- und Effizienzsteigerungen können mit einer umfassenden ERP-Lösung erreicht werden, inkl. prozessualer Unterstützung durch Erinnerungsfunktionen und Genehmigungsprozesse: von der Vertragsverwaltung über Rechnungsstellung bis zum Zahlungsverkehr oder gar Forderungsmanagement.
Die einfache Verwaltung von Abweichungen, Einbehalten, Abzügen, voraussichtlichen Endabrechnungen sowie geleistete und erhaltene Anzahlungen als auch Forderungen und Verbindlichkeiten hilft die Transparenz des Cashflows erheblich zu verbessern. Die Transparenz, die digitale Lösungen von 4PS bietet, reduziert den Zeitaufwand für Verwaltung und bietet einen besseren Überblick über Ihre finanzielle Situation. Es wird auch empfohlen, dass Zahlungsfristen für Subunternehmer und Lieferanten länger sind als die des Unternehmens, um sicherzustellen, dass genügend Einzahlungen eingegangen sind, bevor ausstehende Rechnungen beglichen werden. Schließlich sollte die Finanzierung eines Projekts nicht durch verspätete oder ausbleibende Zahlungen gefährdet werden
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Über den Autor
Hendrik Schulte | Hendrik ist seit über 10 Jahren in der Baubranche zuhause und begleitet Unternehmen bei der Optimierung ihrer primären und sekundären Geschäftsprozesse sowie der Digitalisierung des gesamten Unternehmens mit den Zielen Effizienz zu steigern und die Kunden bestens auf die wachsenden Anforderungen vorzubereiten.