Digitalisierung im SHK-Handwerk: 7 Must-Haves

Die Digitalisierung im Handwerk stellt keine Alternative mehr da. Einer Studie von Bitkom und ZDH aus dem Jahr 2022 zufolge sind 83% der Handwerksunternehmen für die Digitalisierung aufgeschlossen und 68% setzen bereits digitale Anwendungen ein. Dennoch fehlt es an der vollständigen Umsetzung der Digitalisierung in deutschen Handwerksbetrieben.

In einer sich schnell verändernden Welt ist es jedoch wichtig, sofort auf Entwicklungen und Trends in der Branche zu reagieren. Digitale Lösungen in Bau- oder Handwerksunternehmen werden immer wichtiger, insbesondere um eine effizientere und einfache Zusammenarbeit und Kommunikation zu ermöglichen.  Generell lässt sich sagen, dass die Digitalisierung in der Bauwirtschaft unumgänglich ist, um die Prozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und den Fachkräftemangel zu kompensieren. Um Ihnen dabei zu helfen, wie Sie Ihr Handwerksunternehmen digitalisieren können, haben wir 7 Must-Haves für die Integrierung von digitalen Lösungen zusammengestellt.

1. Software als Dienstleistung (SaaS)

Wenn es um die Digitalisierung in der Bau- oder Handwerksbranche geht, kommen wir an einer Cloud-Software nicht vorbei. Wir nutzen Dienste wie WhatsApp, Netflix und Spotify in unserem Privatleben ununterbrochen. Dies sind bekannte Vorzeigebeispiele für Software-as-a-Service-Dienste (kurz SaaS), bei denen wir eine Dienstleistung über das Internet erwerben. Es ist von großem Vorteil in SaaS-Dienste für Ihre Geschäftszwecke zu investieren. Sie kaufen nicht mehr ein Softwarepaket, sondern schließen ein Abonnement für die Software ab. Dies hat den Vorteil, dass Sie in Bezug auf Verwaltung und Wartung vom Softwareanbieter völlig entlastet werden. Der Aufbau einer eigenen Infrastruktur und die damit verbundenen Ressourcen für die Pflege der Software entfallen. Außerdem verwenden Sie immer die aktuellste Version der Software. So können Sie sich auf das konzentrieren, was Ihr Unternehmen am besten kann!

2. Integriertes Projektmanagement im Handwerk

Der Schlüssel zu erfolgreichen Handwerksprojekten ist ein gutes Projektmanagement. Doch das ist leichter gesagt als getan. Es ist oft eine Herausforderung, den Überblick über den gesamten Planungs-, Überwachungs- und Kontrollprozess während des Projekts zu behalten. Mit umfassenden Projektmanagementfunktionen, die in Ihre ERP-Lösung integriert sind, ist es wesentlich einfacher, Projekte auf jeder Ebene zu überwachen. Wenn Sie sich für eine SaaS-ERP-Lösung entscheiden, stellen Sie sicher, dass Projektmanager jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Projekte haben. Damit können Sie Ihre Serviceaufträge besser planen und in allen Phasen der Durchführung überwachen, nachverfolgen und analysieren.

Bitte beachten Sie: Um bei der Digitalisierung im Handwerk eine Vorreiterrolle zu spielen, ist es wichtig, dass Sie auch die Integration anderer Software in Betracht ziehen. Denken Sie an die Verwendung von Daten aus BIM-Modellen in Ihrer ERP-Lösung. Suchen Sie deshalb nach einer SaaS-ERP-Lösung, die eine nahtlose Verbindung mit BIM hat, zum Beispiel durch die 4PS BIM Bridge. Mit der BIM Bridge haben Sie immer eine aktuelle und vollständige Datenbank in Ihrem ERP, um den Fortschritt jedes Projektes zu überwachen.

3. Lösungen für eine optimierte Kommunikation mit Partnern, Kunden und Mitarbeitern

Handwerksunternehmen sind auf viele Beteiligte angewiesen, um ein Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Eine gute Kommunikation mit Kunden, Partnern entlang der gesamten Wertschöpfungskette und Unterauftragnehmer sowie mit Mitarbeitern ist daher ein Muss. Lösungen für eine gute Online-Zusammenarbeit und Kommunikation mit allen Beteiligten sind daher wichtige Bausteine für die Digitalisierung in der SHK-Branche.

Es gibt verschiedene Instrumente, die es Ihnen ermöglichen, die Informationsflüsse klar und überschaubar zu halten. Wählen Sie also eine ERP-Lösung, die Sie mit vielen hilfreichen Lösungen unterstützt, um die Kommunikation mit allen Beteiligten zu vereinfachen. Einige Beispiele sind:

• 4PS Control: 4PS Control ist ein Portal für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. In dieser SaaS-Lösung können Kunden zum Beispiel Störungen und Schäden melden, die dann zur weiteren Bearbeitung in die ERP-Lösung 4PS Construct gelangen.
• Be-Sync Information Portal (BIP): BIP ist eine in 4PS Construct integriertes Informationsplattform und Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell für Unternehmen der Baubranche entwickelt wurde. Mit BIP können Sie alle relevanten Dokumente, z. B. zu Projekten, in einer Dokumentenumgebung zusammenführen, die für Kollegen und Geschäftspartner zugänglich ist.

4. Tools für Echtzeit-Einblicke in Ihre Serviceaufträge

Die richtigen Leute und die richtige Ausrüstung zur richtigen Zeit zusammenzubringen, ist für ein Projekt unerlässlich. Für jeden Serviceauftrag wollen Sie einen Einblick in die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Subunternehmern und Ihrer Ressourcen haben. Aber wie kann man eine solche Planung effizient gestalten? Wie stellen Sie sicher, dass jeder – im Büro und auf der Baustelle Zugriff auf die aktuelle Version hat? Mit einem Tool wie der grafischen Ressourcenplanung können Sie all Ihre Ressourcen auf einen Blick sehen. Planen Sie Materialien oder Personen pro Projekt und lassen Sie sich Ihre Planung in praktischen Grafiken anzeigen – einfach, effizient und übersichtlich. Wenn Sie eine ERP-Lösung aus der Cloud nutzen, haben Sie außerdem jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Planung.

5. In Datenanalyse investieren

Die Digitalisierung im Handwerk bedeutet, dass die Datenmenge, die uns zur Verfügung steht, rapide ansteigt, sei es wegen durchgängig digitalisierter Prozesse oder neuer Informationsquellen wie IoT-fähige Geräte. Diese Daten sind Gold wert: Sie geben Ihnen Aufschluss darüber, wo Ihr Unternehmen heute steht und helfen Ihnen, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. Um jedoch wirklich von all diesen Daten zu profitieren, ist es wichtig, dass Sie in die richtigen Mittel zur Analyse und Visualisierung dieser Daten investieren. Entscheiden Sie sich für eine Business Intelligence (BI)-Software, die einfach zu bedienen ist, Self-Service unterstützt, Analysen mit künstlicher Intelligenz ermöglicht und als Service aus der Cloud verfügbar ist. Ein bekanntes Beispiel ist Microsoft Power BI, Teil der Microsoft Power Platform. Power BI ist dank der umfassenden Integration dieser Microsoft Funktionen, die ideale Lösung für Unternehmen, die sich für ein ERP-System auf Basis der Microsoft Dynamics 365 Business Central Plattform entscheiden.

6. Module für genaue und schnelle Kalkulationen

Eine gute Kalkulation wird aufgrund der steigenden Material- und Energiepreise immer schwieriger. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes (Destatis) sind die Ursachen in der gesteigerten Nachfrage während der Corona Pandemie und den Lieferengpässen bei Rohstoffen zu finden. Während Bauunternehmen zunächst mit steigenden Holzpreisen zu kämpfen hatten, schießen nun die Preise für Stahl, Aluminium und andere Materialien in die Höhe, wodurch auch Geräte, Anlagen und Produkte teurer werden. Auch Installationsunternehmen sehen erste Auswirkungen des Ukraine-Krieges. Die ZDH-Sonderumfrage zeigt die Lage genauer, bei 83% der Handwerksunternehmen sind die Energiekosten im Jahr 2022 massiv um 64% gestiegen. Die Kunden stellen oft weit im Voraus ein Budget auf, zumal die steigenden Preise zu einer Konsumzurückhaltung geführt haben. Wenn die Materialpreise plötzlich stark steigen, wird es schwierig, eine realistische Kalkulation zu erstellen. Ein gutes Kalkulationsmodul ermöglicht es Handwerksunternehmen, schneller auf Veränderungen im Markt zu reagieren. Eine flexible und leistungsstarke Kalkulationslösung unterstützt Handwerksunternehmen bei Kalkulationen auf verschiedenen Ebenen. Mit einer guten Software können die Unternehmen selbst entscheiden, wie viel sie mit Hilfe von Masterbudgets (Quellenberechnungen), Tail Sheets, Rezepten oder Zähllisten standardisieren wollen.

7. Digitale Zeiterfassung in Echtzeit

Die Erfassung von Stunden ist für einen klaren Einblick in die Projekte unerlässlich. Die einfache Eingabe und Verarbeitung von Stunden trägt zur Echtzeitkontrolle und zum vollständigen Einblick in die Projekte bei. Dies ist nicht möglich, wenn Ihre Techniker ihre Stunden nicht zentral und digital erfassen. Entscheiden Sie sich für eine SaaS-Gesamtlösung mit umfangreichen und benutzerfreundlichen Möglichkeiten zur Digitalisierung des Zeitablaufs. Bei einer Gesamtlösung brauchen Sie Ihre Daten nur einmal zu registrieren und können sie dann in allen Geschäftsprozessen verwenden. Wählen Sie eine Lösung, die Sie mit verschiedenen Tools für die Zeiterfassung unterstützt. Bei 4PS unterstützen wir die Digitalisierung in der Bau- und Installationsbranche u.a. mit der 4PS Zeiterfassungs-App und dem 4PS Zeiterfassungs-Portal. Die Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle erfassen einfach und schnell ihre eigenen Stunden oder sie werden von einem Vorarbeiter o. ä. in Echtzeit erfasst. Die eingegebenen Stunden sind sofort in der SaaS-Lösung 4PS Construct sichtbar. So ist alles sofort klar und die Bearbeitung der Stunden ist effizienter!

Sind Sie bereit, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben? Dann lesen Sie unser E-Book: SaaS-ERP-Lösung für das Handwerk: Die 5 größten Vorteile einer ERP-Software auf einen Blick und erfahren Sie, warum eine ERP-Lösung aus der Cloud die richtige Wahl für die zukünftige Digitalisierung in Ihrem Handwerksunternehmen ist.