Sicheres Nachunternehmermanagement
Vertragliche und rechtliche Sicherheit durch integriertes Nachunternehmermanagement
Insbesondere im Bauwesen ist es wichtig, in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Nachunternehmern Risiken zu minimieren. Diese Risiken können ansonsten ein profitables Projekt zu einem Risiko für das gesamte Unternehmen und deren Kunden verwandeln. Neben der permanenten, fachlichen und terminlichen Prüfung der Arbeiten in einem Bauprojekt sind Generalunternehmer auch zur formellen Überwachung und Kontrolle verpflichtet, wie beispielweise der Einhaltung des Mindestlohngesetz (MiLoG), aller Projektbeteiligten. Ein effektives Nachunternehmermanagement unterstützt ganzheitlich bei der Minimierung dieser Risiken und entlastet die dabei verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Sicherheit und Übersicht bei der Vergabe
Die Auswahl des richtigen Nachunternehmers für ein Projekt hängt von vielen Faktoren ab. Gewinnen Sie Sicherheit, in dem Sie bereits bei der Auswahl des geeigneten Nachunternehmers für ein Projekt die erforderlichen Nachweise und Bescheinigungen berücksichtigt. Behalten Sie den Überblick, bei welchen Nachunternehmern benötigte Befähigungsnachweise schon vorliegen und bei wem Sie gegebenenfalls noch einzuholen sind.
Vertragliche Sicherheit in der Rechnungsprüfung
Ein Projektleiter oder eine Projektleiterin haben in der Projektabwicklungsphase viele Aufgaben und Überprüfungen durchzuführen. Entlasten Sie Ihr Projektteam von der Kontrolle der vertraglich vereinbarten Abzüge und Einbehalte bei jeder Rechnung. Sind alle Abzüge in der vereinbarten Hohe vorhanden? Liegt die vereinbarte Bürgschaft vor oder muss ein Einbehalt vorgenommen werden? Liegen weitere Gründe für Einbehalte und Rechnungskürzung vor? Durch das Erstellen und Verwalten ihrer Nachunternehmerverträge in 4PS Construct erhalten Sie nicht nur eine höhere vertragliche Sicherheit, sondern entlasten Ihr Projektteam.
Sind alle Bescheinigungen auf dem aktuellen Stand?
Viele Bescheinigungen und Nachweise müssen nicht nur einmalig überprüft, sondern regelmäßig abgefragt und nachgewiesen werden. Ersparen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Durchforsten von Akten oder Exceltabellen und überlassen Sie es 4PS Construct regelmäßig zu überprüfen, ob alle erforderlichen Bescheinigungen und Nachweise von allen beauftragten Nachunternehmern vorhanden und aktuell sind. Mithilfe standardisierter Anforderungsschreiben kann der Prozess von der Anforderung über die Ablage bis zur Aktualisierung aller benötigten Nachweise automatisch und ganz individuell funktionieren. Dadurch kommen sie der ordnungsgemäßen Überwachung aller Bescheinigungen oder Nachweise, wie zum Beispiel die Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen oder Mindestlohnbestätigung einfach und sicher nach.
Sicherheit beim Buchen
Gerade in der Buchhaltung geht es um die korrekte Verbuchung des jeweiligen Sachverhalts. Ist die richtige Kostenart gebucht? Wurde das richtige Sachkonto verwendet? Welcher Steuerschlüssel ist der richtige? Habe ich die richtige Kostenstelle und/oder das richtige Projekt? Sie brauchen zu jedem Zeitpunkt den Überblick und die Kontrolle. Hierfür benötigen sie alle relevanten Informationen.
Handelt es sich um eine Bauleistung mit oder ohne §13b? Handelt es sich um ein Projekt mit teilweise nicht abzugsfähiger Vorsteuer? Liegen entsprechende Bescheinigungen und Dokumentationen vor? Fehlen relevante Nachweise, wie z.B. eine Freistellungsbescheinigung? Und auch hier ist es wiederum von großer Bedeutung, die Einbehalte und Abzüge korrekt zu buchen sowie Skonto mit Skontofristen sauber zu erfassen und zu nutzen. Des Weiteren behalten Sie durch ein integriertes Nachunternehmermanagement in Ihrem ERP-System bei der Buchung von komplexen Anzahlungsvorgängen jederzeit den Überblick und die übergreifende Kontrolle alle baubetrieblichen und vertraglichen Besonderheiten korrekt zu verbuchen und zu verarbeiten.
Erweitern Sie die Sicherheit auf die Gewährleistungsphase
Ein Bauprojekt gilt mit der erfolgreichen Abnahme gerne als abgeschlossen. Nichtsdestotrotz können durch Gewährleistungsansprüche weitere Kosten entstehen, die das Unternehmen belasten. Hierfür wird für die vereinbarte Gewährleistungsfrist von den Nachunternehmern eine Gewährleistungsbürgschaft verlangt oder ein Gewährleistungseinbehalt von der Schlussrechnung abgezogen.
Neben der fortlaufenden Kostenüberwachung in dem Gewährleistungszeitraum behalten Sie in einem ERP-System speziell für die Baubranche jederzeit den Überblick über die vorgenommenen Einbehalte bzw. erhaltene und gegebene Bürgschaften sowie die entsprechenden Avalrahmen. Darüber hinaus haben Sie jederzeit Einblick und Kontrolle, um z. B. fällige und auslaufende Einbehalte bzw. Bürgschaften rechtzeitig zurückzufordern oder zurückzugeben.
Wollen Sie mehr erfahren? Dann lesen Sie auch unser Whitepaper “Ertrag oder Verlust? 5 finanzielle Risiken bei Bauprojekten”.
Über den Autor
Hendrik Schulte | Hendrik ist seit über 10 Jahren in der Baubranche zuhause und begleitet Unternehmen bei der Optimierung ihrer primären und sekundären Geschäftsprozesse sowie der Digitalisierung des gesamten Unternehmens mit den Zielen Effizienz zu steigern und die Kunden bestens auf die wachsenden Anforderungen vorzubereiten.