Dokumentenmanagement für den Bau: Be-Sync Information Portal

Ihr Unternehmen sammelt viele Dokumente zu Projekten und Dienstleistungen. Dabei ist es wichtig, dass Kollegen und Partner die wichtigsten Dokumente schnell finden können. Das ist nicht immer einfach, wenn die Dokumente in 4PS Construct oder Microsoft SharePoint Online gespeichert sind. Ein gutes Dokumentenmanagement löst dieses Problem und macht das Ganze noch interessanter. Mit dem Be-Sync Information Portal (BIP) können Sie alle relevanten Dokumente auf einer Projekt- oder Service-Website zusammenfassen. Übersichtlich, schnell, aktuell und 100% papierlos!
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Die wichtigsten Dokumente auf einen Blick

In der Baubranche ist kein Tag wie der andere und das wirkt sich auch auf Ihre Dokumente aus. Projektpläne werden erstellt, Maßnahmen ergriffen und Prozesse optimiert. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter stets auf die aktuellste Version Ihrer Dokumente zugreifen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer auf Basis der aktuellsten Informationen handeln.

Projektinformationen mit allen teilen

  • Nahtlos integriert in 4PS Construct

    BIP integriert die in 4PS Construct angelegten Projekt- und Leistungsdokumente strukturiert in eine zentrale Umgebung in SharePoint Online. Damit haben Sie einen zentralen Ort, an dem Sie alle Informationen zu Projekten und Dienstleistungen finden.

  • Projektinformationen mit allen teilen

    Erstellen Sie ein detailliertes Projekt oder eine umfangreiche Dokumentenstruktur in einer Vorlage. Diese Vorlagen bilden die Grundlage Ihrer SharePoint Online-Umgebung. Das BIP ist hierarchisch in Projekte, Projektphasen und Unterordner strukturiert.

  • Flexibel und einfach einrichten

    Erstellen Sie eine SharePoint-Online-Umgebung für Ihre Projekte oder Dienste auf der Basis von selbst definierten Vorlagen. In diesen Vorlagen können Sie Rollen, Funktionen und Zugriffsrechte auf Ihre Dokumente definieren.

Effizienter Informationsaustausch entlang der Wertschöpfungskette

Im Bauwesen erhalten Sie viele Informationen von Ihren Kollegen und Partnern. Aber wie geben Sie Ihren Partnern sicheren Zugriff auf Ihre 4PS Construct Dokumente? Wie stellen Sie sicher, dass jeder die aktuellsten Informationen zur Hand hat? Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für die Bauindustrie. Mit BIP können Sie schnell und einfach Projekt- oder Dienstleistungs-Websites auf der Basis von vordefinierten Vorlagen erstellen. Sie entscheiden, wer auf welche Dokumente Zugriff hat.

Austausch von Projekt- und Standortinformationen mit Kettenpartnern

  • Partnerunternehmen zu Ihren Projekten und Dienste hinzufügen

    Ermöglichen Sie Ihren Partnern den Zugriff auf Ihre Projekt- oder Serviceumgebung in SharePoint Online über BIP. Sicherheit und Zugriffsrechte werden in benutzerdefinierten Vorlagen eingerichtet.

  • Volle Kontrolle über Ihre Daten

    Sie legen im BIP fest, welche Dokumentenbibliotheken von Ihren Partnern eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden können. So haben Sie Zugriff auf Ihre Dokumente und Ihre Partner können alle für Sie relevanten Informationen einsehen.

  • Ein zentraler Standort sorgt für eine gemeinsame Basis

    Dokumente, die in 4PS Construct erstellt wurden, sind dank BIP sofort auf der Microsoft SharePoint Online Site sichtbar. Haben Sie einen Partner, der ein neues Dokument zu Ihrer Projektseite hinzufügen möchte? Dann können Sie dieses Projekt in 4PS Construct erstellen. Sie haben eine gemeinsame, gesicherte Version des Projekts und niemand muss mit falschen Informationen arbeiten.

Wie funktioniert das Be-Sync Information Portal?

BIP ist eine Dokumentenmanagement-Software, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde. Wahrscheinlich haben Sie bereits Microsoft 365 im Einsatz und nutzen neben den bekannten Office-Anwendungen auch Microsoft SharePoint Online, um Dokumente in Ihrem Unternehmen zu verwalten, zu visualisieren und zu löschen. Mit dem Be-Sync Information Portal können Sie die wichtigsten Funktionalitäten der Microsoft SharePoint Online Plattform nutzen. Basierend auf vordefinierten Vorlagen können Sie mit wenigen Mausklicks eine komplette Projekt- oder Serviceumgebung in SharePoint Online erstellen, in der Sie alle Dokumente zusammenführen. Sie sehen, wie Sie auf diese Übersicht zugreifen und welche Informationen Sie eingeben und bearbeiten möchten. So arbeiten Sie schnell und einfach mit Ihren Kollegen und Partnern zusammen! Sie benötigen kein separates Dokumentenmanagement mehr und die Integration in Ihr ERP ist automatisch gegeben.

Sie können Dokumente von 4PS Construct und anderen Office 365- und CAD-Programmen gemeinsam in einer Projekt- oder Serviceumgebung innerhalb von S Sie können Dokumente aus 4PS Construct und anderen Office 365- und CAD-Programmen gemeinsam in einer Projekt- oder Serviceumgebung innerhalb von SharePoint Online ablegen. So können Sie Informationen schnell und einfach mit Kollegen und Partnern austauschen. Alle Beteiligten haben von jedem Gerät aus in Echtzeit Zugriff auf die wichtigsten Informationen. Dank der von 4PS Construct entwickelten Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen haben Sie immer den Überblick über die aktuelle Situation. Diese Software ist viel effizienter und hilft Ihnen, neue oder veraltete Informationen zu finden. Brauchen Sie ein effizienteres und schlankeres Dokumentenmanagement? Zeit für BIP!

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Be-Sync

Be-Sync ist seit 15 Jahren im Bausektor tätig; Wir entwickeln und implementieren spezifische IT-Lösungen für die Verwaltung von Dokumenten, machen Projektinformationen zugänglich und automatisieren Workflows und Formulare mit Microsoft SharePoint Online. Be-Sync hilft Unternehmen, die Möglichkeiten von Microsoft 365 optimal zu nutzen, hilft beim Aufbau der Governance über Microsoft Teams, Planner und OneNote sowie eines unternehmensweiten Intranets auf Basis von SharePoint Online mit spezifischen Seiten für Abteilungen und deren Dokumente. Be-Sync unterstützt 4PS-Kunden auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen mit kundenspezifischen Apps auf der Microsoft Power Platform (Power Apps und Power Automate). 4PS hat sich zum 1. Mai 2020 strategisch an den Aktivitäten von Be-Sync beteiligt. Die Zusammenführung dieser leistungsstarken Organisationen bedeutet, dass ein umfassender Service aller Microsoft-Produkte, -Dienste und -Plattformen gewartet werden kann und der Kunde daher nur einen Ansprechpartner für all diese benötigt.

4PS Construct

Die als reiner Service aus der Cloud angebotene Gesamtlösung 4PS Construct basiert im Kern auf der modernen und benutzerfreundlichen Plattform Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wir verstehen uns bei 4PS auch mehr als Anbieter einer offenen und gleichzeitig umfassenden Digitalisierungsplattform – von der Projektentwicklung über die Projektrealisierung bis zur Wartung und Instandhaltung sowie weitergehenden Service – als reiner Anbieter einer ERP-Lösung für den Bau. Mit jeder neuen Version profitieren Sie automatisch von der neuesten Technologie und den Best Practices der Branche. Dank der langjährigen Erfahrung in der Baubranche hat 4PS Standardfunktionen entwickelt, die den spezifischen Anforderungen der Branche entsprechen. Nutzen Sie die Vorteile der einzigen integrierten Lösung 4PS Construct für alle Ihre Unternehmensprozesse.

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Unsere Partnerschaft mit Microsoft ist sehr wichtig. Jeder von uns bringt sein einzigartiges Fachwissen in diese Beziehung ein. Unser ERP-System basiert auf der zuverlässigen und zukunftssicheren Plattform Microsoft Dynamics 365 Business Central, die von Millionen von Menschen weltweit genutzt wird. Gemeinsam mit Microsoft haben wir eine erstklassige Software entwickelt, die speziell auf Ihre Branche zugeschnitten ist: Hochbau, Tiefbau und Handwerk. Aufgrund unserer Integration mit dem Dynamics 365-Produktset und Microsoft als Unternehmen können wir Ihnen den bestmöglichen Support für Ihr System bieten, vor, während als auch nach der Implementierung.

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